Administração

Esta seção é destinada a administradores da plataforma — usuários com papel Admin ou Super Admin. As páginas de modelagem (catálogo de processos, tabelas de decisão, tipos documentais, papéis de processo) também valem para o Modelador, que desenha, configura e publica processos sem administrar o tenant.

Onde ficam os itens administrativos

A barra lateral agrupa os itens pelo que você está fazendo — trabalhar, desenhar processos, integrar, administrar a empresa ou cuidar da plataforma —, e o que é administrativo não fica todo em um grupo só. Os grupos e itens visíveis variam conforme o seu papel:

Grupo na barra lateral	Itens	Visível para
Trabalho	Dashboard · Tarefas · Instâncias	Todos
Trabalho	Acompanhamento · CMS	Admin, Gerente e Super Admin
Trabalho	Bases de Conhecimento	Gerente (para quem desenha processos, o item fica em Desenho de processos)
Desenho de processos	Catálogo de Processos · Tabelas de Decisão · Bases de Conhecimento · Papéis de Processo · Tipos Documentais · Entregas de E-mail	Admin, Modelador e Super Admin
Integrações e automação	Caixas de Entrada · Webhooks · API Keys · Robôs · Runners	Admin e Super Admin
Administração	Consumo de IA · Variáveis e segredos · Retenção de dados	Admin e Super Admin
Administração	Configurações da empresa	Super Admin
Plataforma	Tenants · Usuários · Licença · Single Sign-On · Configurações de E-mail · Armazenamento S3 · Configurações de IA · Governança de IA	Super Admin
Catálogo global	Templates Globais · CMS Global · Bases de Conhecimento Globais · Templates DMN · Java Delegates	Super Admin

Os grupos de empresa só aparecem com uma empresa escolhida. Sem empresa, o Super Admin vê apenas Plataforma e Catálogo global. As telas da Plataforma e do Catálogo global também não abrem pelo endereço para quem não é Super Admin: quem digita a URL volta ao Dashboard com o aviso de que a tela pertence à plataforma.

Onde procurar o que não tem item próprio

• Configurações da empresa abre o detalhe do tenant — membros, papéis de processo, exportação de conteúdo — e é exclusiva do Super Admin: todos os endpoints que a tela usa exigem esse papel. O Admin do tenant não vê o item, porque vê-lo significaria receber erro de permissão em cada aba.
• Catálogo de Processos é o item que guarda a configuração de cada processo.
• Agentes não é item de menu. Os agentes de IA moram dentro de cada processo, na aba Agentes de IA da definição — assim como variáveis, business key, anexos, bases de conhecimento e autoaprendizado.

Responsabilidades por papel

Super Admin

Tem acesso total à plataforma. Responsabilidades:

• Criar e gerenciar empresas (tenants)
• Criar usuários globais da plataforma
• Publicar definições de processo (BPMN/CMMN) globais
• Manter templates DMN base
• Configurar o envio de e-mail da plataforma (ver abaixo)
• Monitorar o estado geral da plataforma

Admin (do tenant)

Gerencia sua própria empresa. Responsabilidades:

• Vincular usuários ao seu tenant e definir papéis
• Configurar tabelas de decisão (DMN)
• Gerenciar formulários e conteúdo CMS
• Configurar robôs de automação
• Criar API Keys e Webhooks para integrações

Licença

Em Plataforma → Licença ficam a licença instalada, para quem foi emitida, até quando vale e quanto do limite já está em uso.

A licença é um arquivo assinado, verificado no próprio servidor. Não existe servidor de licença e nada é consultado pela internet: a assinatura já prova a origem, e uma verificação que saísse para a rede tornaria a operação de vocês dependente da disponibilidade de terceiros — inaceitável em cliente que restringe saída de rede.

Vale entender o que ela faz quando vence, porque não é o que se costuma esperar:

Situação	O que acontece
Válida	Nada
Sem licença	Tudo funciona; a tela informa que não há licença
Vencida, dentro da tolerância de 30 dias	Tudo funciona, com aviso
Vencida, passada a tolerância	Tudo continua funcionando. A tela mostra vencida

A plataforma não bloqueia nada por causa da licença — nem criar empresa, nem criar usuário, nem executar processo. Empresas e usuários são ilimitados: a licença é do software, não de capacidade.

Dito assim para não parecer descuido: o que ela faz é declarar de quem é a instalação e até quando, de forma visível e impossível de forjar. A cobrança é contratual, não técnica.

Se a licença aparecer como inválida, ela foi alterada depois de emitida ou assinada por outra chave — peça uma nova a quem a emitiu.

Configurações de E-mail

O envio de e-mail é global da plataforma, não por empresa: um usuário pertence à plataforma e o vínculo com a empresa é uma associação, então uma redefinição de senha não teria como escolher entre uma empresa e outra.

Em Plataforma → Configurações de E-mail ficam servidor SMTP, porta, usuário, senha, endereço remetente e o Endereço da plataforma — este último é o que monta os links dentro das mensagens; sem ele o e-mail apontaria para lugar nenhum e o pedido falha em vez de enviar um link quebrado. A senha é guardada criptografada e nunca volta para a tela: o campo mostra uma máscara, e deixá-la intocada mantém a senha atual.

O botão Enviar teste manda uma mensagem para o próprio endereço remetente e mostra o erro do servidor quando falha, em vez de só dizer que não funcionou.

O que você está digitando não é sobrescrito enquanto edita. A tela recarrega os valores do servidor sozinha (ao voltar para a aba, por exemplo), e até 2026-09-02 essa recarga apagava o campo em edição — quem saísse para copiar a senha voltava com o valor antigo de volta no campo. Agora a recarga atualiza o que está em segundo plano e deixa a edição em paz; salvar devolve a tela a acompanhar o servidor. Vale igual para as Configurações de Armazenamento, a cota de IA de uma empresa e o JSON de configuração do tenant.

Quando alguma mensagem não chega, a própria tela avisa: aparece um aviso com quantas falharam em definitivo e o motivo que o servidor devolveu. Elas foram tentadas oito vezes e não são reenviadas — corrija a causa e peça ao usuário para solicitar o e-mail de novo. Registros com mais de 30 dias são descartados sozinhos.

Duas coisas que dependem disso e ficam paradas sem ela:

• Esqueci minha senha, na tela de acesso.
• Convite de novo usuário: ao criar alguém sem informar senha, a pessoa recebe um link para definir a própria. Se preferir, dá para digitar uma senha na criação — aí nenhum e-mail é enviado.

Se o SMTP estiver fora do ar, a mensagem não se perde: ela fica numa fila e é retentada com espaçamento crescente, até oito tentativas. O pedido do usuário nunca falha por causa disso.

Uma entrega interrompida no meio não é reenviada

Se a plataforma reiniciar exatamente entre entregar a mensagem ao servidor e dar a fila por encerrada, ninguém tem como saber se ela chegou. Nesse caso ela aparece na lista de falhas com o motivo escrito por extenso, e não é tentada de novo: um reenvio poderia colocar um segundo link de redefinição vivo na caixa de entrada de alguém. Peça ao usuário para solicitar o e-mail de novo.

Iniciar processo por e-mail

Diferente do envio, a caixa de entrada é da sua empresa, não da plataforma: você informa o servidor IMAP que já usa. Isso existe porque, numa instalação dentro da sua rede, não há caixa nossa para receber nada — e porque encaminhar e-mail de negócio para o domínio de terceiro é a primeira coisa que a segurança do cliente recusa.

Cada caixa guarda servidor, porta, TLS, usuário, pasta e de quanto em quanto tempo é lida. A senha não fica na caixa: o que se guarda é o nome de uma variável de Variáveis e segredos, escrito como ${var.nome}, e ela é lida só na hora de conectar. A variável tem de ser um segredo da empresa (fora de processo, marcado como secreto): variável de processo não vale como senha de caixa. Ao salvar, a plataforma confere isso e recusa nomeando a variável. Nenhuma tela e nenhuma resposta da API devolvem a senha — tela que consegue mostrar senha de IMAP é tela que vaza senha de IMAP. O Testar conexão abre a caixa com o que está na tela — inclusive uma alteração ainda não salva, ou uma caixa nova antes do primeiro salvamento — sem processar mensagem nenhuma. Quando falha, a resposta diz só que não foi possível conectar e autenticar; o motivo exato fica no log do servidor, para a tela não virar um jeito de sondar a rede.

Servidor IMAP na rede interna

O servidor da caixa não pode ser um endereço interno — localhost, rede privada (10.x, 192.168.x, 172.16–31.x), link-local ou endereço de metadado de nuvem —, e o campo aceita só o nome ou o IP, sem porta nem usuário dentro. Numa instalação própria com o IMAP dentro da rede, o operador libera endereços internos com MAIL_EGRESS_ALLOW_INTERNAL_HOSTS=true (app.mail.egress.allow-internal-hosts).

Microsoft 365 e Gmail: senha de app, não OAuth

A plataforma entra só com usuário e senha IMAP; não há login OAuth. No Microsoft 365 e no Gmail, habilite o IMAP na conta, gere uma senha de app e guarde-a como variável secreta.

Quem decide o que cada mensagem vira são as regras, na ordem que você definir: uma regra casa por destinatário, remetente ou assunto (texto contido ou expressão regular) e nomeia o processo a iniciar. A primeira que casar vence. Não há classificação por IA aqui, de propósito: um erro de classificação abriria o processo errado em silêncio.

O processo iniciado recebe seis variáveis — emailFrom, emailTo, emailSubject, emailBody, emailDate e emailMessageId. O corpo chega como texto: uma mensagem em HTML é convertida, nunca renderizada, e é cortado em 32 mil caracteres — uma conversa longa encaminhada para dentro do processo chega truncada. Os anexos vão para a instância, até 10 arquivos e 25 MB somados por mensagem; o que passar disso é registrado no motivo, não descartado calado.

Uma resposta que traga a marca [FLOW-…] no assunto, ou que responda a uma mensagem que a plataforma já conhece, vira comentário na instância que ela responde em vez de abrir outra — é o que evita que uma conversa de cinco e-mails vire cinco processos.

Tudo o que chega vira uma linha na lista de entregas, com o desfecho: iniciada, anexada à instância, recusada ou falhou.

Mensagem recusada continua não lida

Quando nenhuma regra casa, nada é iniciado e a mensagem fica não lida na caixa, com o motivo registrado. Crie a regra que faltava e a próxima leitura a alcança. Vale igual para a que falhou: se o processo não existia e você o publicou, ela é tentada de novo.

A mesma mensagem nunca inicia dois processos

A leitura é "pelo menos uma vez": a plataforma pode iniciar a instância e cair antes de marcar a mensagem como lida. O Message-ID de cada mensagem é único por empresa, então a segunda leitura da mesma mensagem não abre um segundo pedido de compra.

O detalhamento de cada papel, com o que o backend e o frontend conferem, está em Papéis e Permissões.

Iniciar um processo por e-mail — as telas

As Configurações de E-mail acima são de saída. A entrada é outra coisa e fica em Automação, por empresa: a Flowi lê uma caixa IMAP sua e inicia um processo com o que chega. São três telas.

Caixas de Entrada

O cadastro da caixa: nome, servidor, porta, pasta, usuário, com que frequência ler, e se está ativa. O TLS fica ligado por padrão — desligar é um ato deliberado, a tela avisa que sem ele a senha e as mensagens trafegam em claro, e a caixa passa a aparecer marcada como Sem TLS na lista.

A senha não passa por esta tela

Não existe campo de senha. O que se informa é a referência a uma variável de Variáveis e segredos — a mesma forma ${var.nome} que os parâmetros secretos dos robôs já usam. Quando a variável apontada ainda não existe, aparece logo abaixo do campo o botão Criar variável, que abre uma janela por cima do cadastro — com a chave preenchida e Secreta ligada — e, ao salvar, preenche o campo com a referência, sem perder o que você já tinha digitado na caixa. Se a variável já existe, o botão não aparece. A Flowi guarda a referência e só resolve a senha na hora de conectar; a tela nunca recebe nem mostra a senha, nem depois de salva.

Desligar o TLS troca a porta de 993 para 143, e religar volta — a não ser que você tenha digitado outra porta, que fica como está.

Cada linha mostra a última leitura e, quando a última tentativa falhou, o erro que o servidor devolveu — uma caixa que nunca leu diz isso, em vez de parecer saudável. O botão Testar conexão conecta e responde na hora, sem processar mensagem nenhuma; no cadastro de uma caixa nova, Testar antes de salvar faz o mesmo com o que foi digitado. Se a exclusão de uma caixa falhar, o motivo aparece no alto da lista.

Dentro da caixa, Ver entregas abre as entregas filtradas só por ela.

Regras

A regra é criada e editada na configuração do processo que ela inicia (Catálogo de Processos → processo → Configurações → Início por e-mail). Abrindo uma caixa você vê as regras que dependem dela, e clicar no processo de uma regra abre essa seção. Uma regra casa por destinatário, remetente ou assunto (contendo um texto ou como expressão regular) e diz qual processo iniciar — a chave e se é BPMN ou CMMN —, opcionalmente com um template de business key onde as variáveis do e-mail estão disponíveis.

A ordem importa: as regras são avaliadas de cima para baixo e a primeira que casa vence — as de baixo não chegam a rodar. A tela numera as regras por essa posição e traz setas para subir e descer; uma regra sem nenhum critério casa com tudo e é marcada como tal, porque ela silencia todas as seguintes. Regra nova entra no fim da fila, para não roubar a vez de quem já estava lá.

Entregas de E-mail

Toda mensagem lida vira uma linha aqui, com o que aconteceu: Iniciou um processo, Anexou a uma instância existente (quando é resposta a uma mensagem da própria plataforma), Recusou ou Falhou — com o motivo, e um link para a instância quando existe uma.

O caso que a tela existe para resolver é o Recusou: nenhuma regra casou, então nada foi iniciado e a mensagem continua não lida na caixa, de propósito. Filtre por Recusadas, veja o remetente e o assunto que ninguém roteou e use Configurar a regra no processo: escolha o processo que a mensagem deveria ter iniciado e a seção de e-mail dele abre com a regra nova já preenchida com a caixa, o remetente e o assunto. Criada a regra, a próxima leitura pega a mensagem que ficou para trás.

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