Instâncias de processo
Em Instâncias você acompanha as execuções em andamento e o histórico de processos já concluídos.
Quem enxerga e quem pode cancelar
Gerente, Administrador e Super Admin veem todas as instâncias do tenant. O Usuário vê as instâncias em que entra: as que iniciou, as em que tem tarefa agora e as em que já teve tarefa.
É a mesma regra que a tela de Tarefas aplica, e é de propósito que as duas telas concordem: quem enxerga a instância enxerga as tarefas dela.
Uma instância de que você não participa responde como se não existisse — é de propósito: dizer "acesso negado" já confirmaria que ela existe.
Cancelar, suspender, reativar e destravar uma etapa automática que falhou são ações de Gerente ou Administrador. Se você não vê esses botões, é porque seu papel não os tem — não é falha da tela.
O que é uma instância?
Uma instância é cada execução de um processo ou caso. Quando alguém inicia o processo "Aprovação de Compra", é criada uma instância — cada solicitação é uma instância separada, independente.
Iniciando um processo
- Acesse Instâncias na barra lateral e clique em Nova instância
ou abra o Catálogo de Processos para ver os processos disponíveis e inicie a partir daí - Selecione o processo ou caso desejado
- Preencha o formulário de início (variáveis iniciais do processo)
- Clique em Iniciar
A instância é criada e as primeiras tarefas são distribuídas automaticamente aos responsáveis.
Executar como teste
Quem administra o tenant vê, na janela de início, o interruptor Executar como teste. Ele existe porque publicar uma versão sem rodar uma instância antes é fazer mal o trabalho — e até agora a plataforma não sabia dizer, depois, que aquilo tinha sido um teste.
O fluxo roda de verdade. Webhook dispara, robô roda, e-mail sai, agente gasta token. Isso é proposital: um teste que pula o webhook não testa o webhook. Quem roda o teste responde por onde ele cai.
O que muda:
- a instância nasce marcada, e a marca é do início — não há tela, botão nem endpoint que a coloque ou tire depois; é isso que faz "isso foi teste?" deixar de ser discussão;
- ela e as tarefas dela só aparecem para quem modela (Admin ou Super Admin). Esconder a instância e deixar a tarefa cair na caixa de quem opera seria pior do que não esconder nada;
- tudo que ela iniciar nasce marcado: subprocesso de um processo, subcaso de um caso, processo chamado por um caso e caso chamado por um processo. Subprocesso embutido não conta — ele roda dentro da mesma instância, que já está marcada;
- ela não entra na carga do processo no Acompanhamento nem no autoaprendizado, e aparece lá como uma contagem à parte: "N execução(ões) de teste, fora destes números";
- ela continua no histórico e na exportação de auditoria, marcada como teste. Ela aconteceu de verdade, e disparou o que dispara.
A marca vale por 90 dias
Passado esse prazo a marca expira e a execução volta a ser uma linha comum: reaparece no Acompanhamento e, se por acaso ainda tiver tarefa aberta, essa tarefa passa a chegar na caixa de quem opera. O registro de execuções de teste não pode crescer para sempre — os contadores do Dashboard o consultam a cada carregamento —, e uma execução de teste que ainda espera alguém três meses depois não é um teste em andamento: é trabalho abandonado, e o lugar honesto dele é a lista onde trabalho abandonado aparece. O Super Admin ajusta o prazo pela configuração do servidor (TEST_INSTANCE_RETENTION_DAYS). Nada é apagado do histórico: o que expira é o esconderijo.
Assistentes de IA podem iniciar por você?
Só se o processo permitir. Na aba Configuração do processo, o campo Assistentes de IA (MCP) decide o que um assistente conectado à plataforma pode fazer nele:
- Nada — é o padrão. O processo não aceita ser iniciado nem ter tarefa concluída por assistente.
- Iniciar e ler — o assistente inicia instâncias e lê a sua caixa de tarefas, mas nunca conclui nenhuma.
- Iniciar e concluir — o assistente também conclui tarefas, e só depois de mostrar a você exatamente o que vai gravar e para onde a instância vai; você confirma antes de valer.
O assistente nunca alcança mais do que você já alcança: ele age em seu nome, dentro das suas permissões. Concluir exige ainda que a tarefa esteja assumida por você — assumir é sempre um passo à parte, para você notar se a tarefa é a errada — e vale uma tarefa por vez, nunca a caixa inteira. Toda conclusão feita assim fica marcada no histórico da tarefa como vinda de um assistente, para que uma leitura futura distinga o que você digitou do que ele enviou por você.
Quem muda esse campo é quem administra o processo, na tela. Nenhum assistente muda a própria permissão.
Acompanhando uma instância
Clique em qualquer instância para ver seu detalhe:
| Informação | Descrição |
|---|---|
| Status | Em andamento, concluído, suspenso, com erro |
| Etapa atual | Em qual passo do processo a instância está |
| Tarefas ativas | Quais tarefas estão aguardando execução |
| Histórico | Todas as etapas já concluídas com registros de quem fez e quando |
| Variáveis | Dados que o processo carrega e utiliza ao longo do fluxo |
| Anexos | Arquivos vinculados à instância, no painel aberto pelo botão Anexos |
A lista mostra, sob o nome do processo, em qual versão aquela instância roda. Isso importa depois de republicar um processo: as instâncias que já estavam correndo terminam na versão em que começaram, e só as novas entram na versão nova. Quando duas instâncias do mesmo processo se comportam de formas diferentes, a versão costuma ser a explicação.
A lista vem por páginas
A lista mostra 20 instâncias por vez, e o rodapé permite 10, 20, 50 ou 100. O número ao lado do título é o total do tenant, não o tamanho da página — com 137 em andamento você lê "137 em andamento" mesmo vendo 20 linhas.
A página e o tamanho ficam no endereço da tela, então o link que você copiar leva quem receber exatamente para onde você estava.
O Histórico e o resultado da busca por variável também vêm por páginas, com o mesmo rodapé de 10, 20, 50 ou 100 por vez, e o número ao lado do título continua sendo o total encontrado. Aqui a paginação não é conforto: o histórico só cresce, e um tenant com anos de execução tem dezenas de milhares de instâncias concluídas. Nessas duas telas a página escolhida não vai para o endereço — copiar o link leva quem receber para a primeira página do mesmo filtro.
Status de uma instância
| Status | Significado |
|---|---|
| Em andamento | Executando normalmente, aguardando próximas tarefas |
| Concluído | Todas as etapas foram completadas com sucesso |
| Suspenso | Pausado temporariamente por um administrador |
| Com erro | Ocorreu uma falha em alguma etapa automatizada — inclui a etapa de um agente de IA que não devolveu resposta, e a etapa em que o agente declarou um impedimento |
| Cancelado | Encerrado antes da conclusão |
Uma etapa de agente de IA não vai para Com erro na primeira contrariedade. Quando o provedor não responde — tempo esgotado, erro do lado dele, conexão perdida — a plataforma repete a chamada por conta própria, até o limite de tentativas configurado na etapa (duas, se ninguém mudou). Só depois disso a instância aparece aqui. Quando a falha é do tipo que não melhora repetindo — chave de API recusada, cota estourada no provedor, conteúdo recusado —, a etapa vai para Com erro na primeira tentativa mesmo com tentativa sobrando, e a mensagem diz o motivo e o código que o provedor devolveu.
O botão Reprocessar dessa lista retoma a etapa a partir do ponto em que ela parou; ele não chama o modelo de novo. Se a resposta já tinha chegado e a falha foi ao gravá-la, reprocessar termina a etapa sem gasto nenhum. Se a chamada precisa ser refeita porque o limite de tentativas acabou, quem desenha o processo aumenta o limite na própria etapa de IA e republica.
Acompanhamento: onde o trabalho está parado
A lista responde uma instância por vez. Quando são dezenas, a pergunta do Gerente é outra — onde tudo está travado — e é isso que a tela Acompanhamento responde.
Ela mostra o diagrama do processo com um número em cada etapa que tem trabalho parado. Clique na etapa e a lista aparece embaixo, com o que está ali e por quê:
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Aguardando pessoa | Tarefa na caixa de alguém |
| Falhou | A etapa automática esgotou as tentativas e parou |
| Tentando de novo | Falhou, mas ainda tem tentativa pela frente |
| Aguardando prazo | Espera uma data ou um tempo configurado |
| Em execução | Está rodando agora |
A contagem não inclui execução de teste: o número que a operação lê é de produção. Quando existe alguma, a tela diz logo abaixo do total quantas foram, para que "nós testamos" não deixe de existir em tela nenhuma.
A contagem inclui tudo, não só tarefas humanas. Uma etapa automatizada travada é justamente o que não aparece em nenhuma outra tela, e por isso ela aparece aqui com o mesmo destaque de uma aprovação pendente. Etapa sem nada parado não recebe número — o diagrama já a desenha.
O diagrama é de uma versão por vez
Um processo publicado mais de uma vez tem várias versões vivas ao mesmo tempo: as instâncias antigas terminam na versão em que começaram e só as novas entram na versão mais recente. Desenhar um diagrama e contar em cima dele instâncias de todas as versões dá número errado — uma etapa que só existe na versão nova recebe a carga da antiga, e a carga de uma etapa que sumiu do desenho não aparece em lugar nenhum.
Por isso a tela desenha uma versão de cada vez e diz qual: logo abaixo do nome do processo você lê algo como "12 em andamento na v3". Sem escolha sua, ela abre na versão com mais instâncias correndo — é onde está o trabalho do Gerente — e, em caso de empate, na maior. Se não houver nenhuma instância em andamento, ela cai na última versão publicada.
O seletor Versão, no canto superior, troca o desenho. Cada opção mostra quantas instâncias correm naquela versão, então você escolhe já sabendo o tamanho de cada uma; ao trocar, a etapa selecionada é limpa, porque as etapas de uma versão não são as mesmas da outra.
Quando sobra trabalho fora da versão desenhada, um aviso no topo diz quantas instâncias ficaram de fora. A tela nunca esconde trabalho em silêncio — esse número é o convite para trocar de versão no seletor e ver o resto.
Se o processo tiver documentação escrita, ela aparece logo abaixo do diagrama. É a mesma documentação que os administradores editam no Catálogo de Processos, e ela também aparece abaixo do diagrama lá — quem está olhando o processo lê o texto sem precisar trocar de aba. Processo sem documentação não ganha bloco nenhum.
Quem enxerga
Gerente, Administrador e Super Admin. O Usuário continua vendo apenas as próprias tarefas.
Instâncias de caso (CMMN)
Casos funcionam de forma mais flexível que processos. Um processo tem sequência: a próxima etapa é a que a seta aponta. Um caso não tem seta — ele abre de uma vez todas as etapas que já podem ser feitas, e você escolhe por onde começar.
Na prática, para quem trabalha:
- As tarefas do caso chegam em Tarefas, junto com as de processo, e você reconhece a origem pela etiqueta CMMN no cartão
- Quando um estágio abre com várias tarefas, todas ficam disponíveis ao mesmo tempo: no onboarding, "Criar E-mail", "Entregar Equipamentos" e "Liberar Acesso" aparecem juntas e podem ser concluídas em qualquer ordem
- O caso anda sozinho conforme você conclui: concluir uma tarefa é o que libera a próxima etapa e o que fecha o estágio quando não sobra nada nele
- O histórico registra todas as atividades realizadas, em qual ordem e por quem
Clicar no caso em Instâncias abre o detalhe como o de um processo: o plano do caso desenhado, com a etapa em andamento destacada em laranja e as concluídas em verde, o histórico de etapas e as variáveis que o caso carrega. Clicar numa etapa mostra também o que foi preenchido nela — as variáveis daquela tarefa, com o rótulo que o formulário dá a cada campo — e a etapa cujo job automático falhou aparece marcada com a mensagem do erro, como num processo.
Anexos funcionam no caso como no processo: o campo de arquivo de um formulário de caso aceita enviar, visualizar e substituir, respeitando a mesma política de anexos configurada na definição.
Acompanhamento também cobre casos: o caso aparece na lista de processos daquela tela, o plano é desenhado com o número de instâncias paradas em cada etapa, e clicar na etapa lista quem está ali. Os motivos são os mesmos do processo, mais um que só existe em caso:
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Aguardando início | a etapa foi oferecida e espera alguém mandar começar |
Plano do caso: o que você pode mandar o caso fazer
O detalhe do caso traz, abaixo do diagrama, o cartão Plano do caso: as etapas vivas do caso, o estado de cada uma e os botões que aquela etapa aceita naquele momento. É por aqui que uma etapa em Aguardando início deixa de ficar parada para sempre.
| Botão | Quando aparece | O que faz |
|---|---|---|
| Iniciar | a etapa está em Aguardando início — o modelo a ofereceu e espera alguém mandar começar | começa a etapa; se ela for uma tarefa humana, a tarefa passa a existir em Tarefas |
| Descartar | a mesma situação | diz que esta execução não vai fazer aquela etapa opcional, e libera o estágio para fechar |
| Reoferecer | a etapa foi descartada | volta atrás: a etapa é oferecida de novo |
| Disparar | a etapa é um evento de usuário aguardando | avisa o caso de que aquilo aconteceu, liberando o que dependia do evento |
| Fechar estágio | um estágio está aberto e já não tem nada obrigatório pendente | encerra o estágio, e com ele as etapas opcionais ainda oferecidas dentro dele |
Os botões aparecem por etapa e por pessoa: quem trabalha no caso inicia, descarta, reoferece e dispara; Fechar estágio é ação de Gerente ou Administrador do tenant, porque encerra trabalho que outras pessoas ainda poderiam pegar. O botão que não aparece é o que não caberia ali — a plataforma não oferece uma ação que o motor recusaria.
Conduzir uma etapa não exige papel de gestão, e isso é escolha: seria estranho a pessoa iniciar um caso e depois não poder mandá-lo andar. O limite é outro, e é o mesmo do resto da tela — você só conduz o caso de que participa. Um caso em que você não entra responde como se não existisse, exatamente como no detalhe da instância: quem tentar pelo endereço não descobre nem que ele existe.
Um estágio só fecha sozinho quando não sobra nada dentro dele. Se o modelo deixa uma etapa opcional oferecida, o estágio fica aberto de propósito, esperando alguém decidir: fazer a etapa, descartá-la, ou fechar o estágio assim mesmo.
Logo abaixo, o cartão Marcos lista os marcos (milestones) que o caso já atingiu, com o momento de cada um — os pontos que o modelo marca como "daqui não se volta".
Uma etapa que aparece sozinha pode ter sido a IA que abriu
Um caso pode conter uma etapa de IA, e ela não abre nada por conta própria: ela grava uma variável, e a condição de entrada de outra etapa lê essa variável. Então uma tarefa que apareceu na lista sem ninguém ter clicado em nada normalmente veio daí — e o motivo está no desenho do caso, não escondido dentro da chamada. As variáveis do caso, no mesmo detalhe, mostram o que a IA escreveu.
Quando o agente declara um impedimento
Um agente pode ser autorizado a declarar um impedimento — dizer que não tem como concluir aquela etapa, e por quê: o documento não veio, o dado obrigatório está ausente. Quando isso acontece, a etapa é interrompida e a variável de resultado não é escrita. Nada de resposta parcial, nenhum texto de desculpa gravado no lugar do parecer.
Num caso, o caso continua aberto e a etapa pode ser executada de novo depois de resolvido o impedimento. Num processo, quem modelou decide o que acontece: com um caminho de erro desenhado para aquele código, a instância segue por ele; sem esse caminho, ela para na etapa, com o motivo nomeado. Quem iniciou a instância recebe notificação, uma vez por etapa. Como configurar está em Agentes de IA.
Suspender e Reativar não existem para um caso
E não é uma tela faltando: o motor de casos não tem suspensão, um caso está correndo ou terminou. Por isso a linha do caso em Instâncias mostra apenas Detalhes e Cancelar. Se algo chamar esses endereços mesmo assim, a resposta diz que a ação não se aplica a um caso, em vez de fingir que a instância não existe. Para interromper um caso, use Cancelar.
Formulário de início do caso
Um caso também pode pedir dados antes de começar. O formulário de início do caso é o Form Key preenchido no plano do caso — o retângulo externo do desenho —, não em uma tarefa. Quando ele existe, iniciar o caso abre o formulário; quando não existe, o caso começa direto, sem variável nenhuma.
Esse formulário de início não é conferido no servidor: um obrigatório em branco é barrado pela tela, e só por ela. A conferência no servidor existe ao concluir uma tarefa, e está descrita em Formulários.
Caso que atribui tarefa por expressão precisa de formulário de início
Se a primeira tarefa humana do caso é atribuída por uma expressão — ${gestor}, por exemplo — e o caso começa sem variáveis, o início falha com "Unknown property used in expression". O formulário de início é o que coleta esse valor: crie um campo com a mesma chave da expressão (gestor) e aponte o Form Key do plano do caso para esse formulário.