Tarefas

A seção Tarefas reúne, num lugar só, tudo o que espera por você: as tarefas já atribuídas a você e as que estão disponíveis para o seu grupo.

Gerenciando suas tarefas

A tela tem duas visões, escolhidas no botão do canto superior direito:

Visão	O que mostra
Board	Três colunas — A FAZER (ainda sem responsável), EM PROGRESSO (já assumida por alguém) e CONCLUÍDO
Lista	Uma linha por tarefa, com as colunas Tarefa, Processo, Status, Responsável e Ações

Estado da Tarefa	Descrição
Atribuída a mim	Tarefas já direcionadas a você. Podem ser executadas imediatamente.
Atribuída ao grupo	Tarefas disponíveis para o seu grupo de trabalho. Requerem que você as "Assuma" antes de executar.

Gerente, Administrador e Super Admin veem todas as tarefas do tenant, não só as suas e as do seu grupo — é a mesma regra que a tela de Instâncias aplica, e é de propósito que as duas telas concordem. O Usuário vê as tarefas atribuídas a ele, aquelas em que é candidato, e as oferecidas a um grupo que corresponda a um dos papéis de processo dele.

Como assumir uma tarefa do grupo

1. Acesse Tarefas na barra lateral
2. Localize a tarefa que deseja executar na lista
3. Se a tarefa estiver atribuída ao seu grupo, clique no botão Assumir
4. A tarefa agora está reservada para você e pode ser executada

TIP

Só assuma tarefas que você vai realmente executar. Uma tarefa assumida fica bloqueada para outros membros do grupo até você liberá-la ou concluí-la.

Como executar uma tarefa

1. Localize a tarefa desejada na lista
2. Clique no botão de ação da tarefa (ex: 📋 Formulário ▼ ou ✓ Concluir)
3. Se a tarefa tiver um formulário vinculado, ele será exibido automaticamente com todos os campos
4. Preencha os campos conforme as instruções — campos obrigatórios estão marcados com *
5. Clique em Enviar dentro do formulário para concluir a tarefa

Se a tarefa não tiver formulário vinculado, use o botão ✓ Concluir diretamente.

INFO

As respostas do formulário são salvas como variáveis de processo e ficam disponíveis para as etapas seguintes do processo e no histórico da instância.

Obrigatório em branco não conclui

Faltando um campo obrigatório, a conclusão é recusada e a tarefa continua aberta. A conferência não é só da tela: ela acontece também no servidor, contra a versão do formulário que você está vendo, e respeita as regras condicionais — um campo escondido por uma regra não é cobrado. Isso vale inclusive para quem conclui a tarefa por integração, sem passar pela tela. Detalhes em Formulários → Onde a obrigatoriedade é conferida.

Campos que já chegam preenchidos

Quando o processo liga o pré-preenchimento, ao abrir uma tarefa sua — ou logo depois de assumi-la — alguns campos podem aparecer já preenchidos, com a etiqueta Pré-preenchido. São valores que se repetiram em quase todos os casos comparáveis; passe o mouse sobre o campo para ver a contagem ("696 de 698 casos"). Um aviso acima do formulário diz quantos são e pede que você confira antes de concluir. Cada campo tem um botão para limpar, e o aviso tem Limpar todos; editar o campo tira a etiqueta. Um campo que você limpou continua vazio depois de salvar — a sugestão não volta. Só campo vazio é preenchido — o que você digitou nunca é trocado — e nada é gravado até você salvar ou concluir. Detalhes em Autocompletar Inteligente.

Campos preenchidos pela IA

Quando uma etapa de agente do processo gravou um campo do seu formulário, o campo aparece com a etiqueta Preenchido pela IA. Passe o mouse sobre ela para ver qual etapa e qual agente gravaram, quando, e o trecho do documento de onde o agente disse ter tirado o valor — mostrado como texto, do jeito que o agente escreveu.

• Ao mudar o valor, a etiqueta some; voltando ao valor do agente, ela volta. Depois de salvar um valor seu, a etiqueta não reaparece nele.
• Ao salvar ou concluir com um valor diferente, a gravação do agente fica registrada como substituída por você; ao concluir sem mudar, fica registrado que você confirmou o valor.
• O Autocompletar não troca um campo preenchido pela IA: se o histórico sugerir outro valor, a sugestão vai para a lista de revisão, e quem decide é você.

Filtrando e buscando tarefas

A barra acima das tarefas traz cinco controles:

Controle	O que faz
Pesquisar...	Filtra pelo nome da tarefa ou pelo nome do processo
Foto do seu usuário	Alterna entre apenas minhas e mostrar todas
Tipo	Restringe a tarefas de processo (BPMN) ou de caso (CMMN)
Prioridade	Alta, média ou baixa
Processo	Restringe a um dos processos presentes na lista

O ✕ ao lado dos filtros limpa todos de uma vez. Não existe controle de ordenação: as tarefas abertas vêm sempre das mais novas para as mais antigas, pela data de criação.

A lista vem em páginas, e o rodapé leva você às seguintes

A tela não traz a fila inteira de uma vez: ela mostra 100 tarefas abertas e 100 concluídas por página, das mais recentes para as mais antigas. No rodapé há dois controles de página — um para as abertas e outro para as concluídas —, cada um com o seu botão de próxima página e a sua própria escolha de quantas linhas trazer por vez: 25, 50, 100 ou 200. As duas listas andam separadas: virar a página das concluídas não mexe na das abertas.

O rodapé é o mesmo nas duas visões. No Board, as colunas A FAZER e EM PROGRESSO mostram a página atual das abertas, e a coluna CONCLUÍDO, a página atual das concluídas; na Lista, as duas páginas aparecem uma após a outra.

O filtro apenas minhas é diferente dos demais: ele é aplicado na origem, então alterna a fila inteira de tarefas abertas — e não apenas o que já estava na tela. Ao ligá-lo ou desligá-lo, as abertas voltam para a primeira página. As concluídas não são afetadas por ele.

Já Pesquisar, Tipo, Prioridade e Processo agem sobre a página que está aberta, não sobre a fila inteira. Com mais de uma página de tarefas isso importa: filtrar por processo não faz aparecer uma tarefa que está na página seguinte — avance a página para alcançá-la.

Concluídas seguem a mesma regra de visibilidade das abertas

A coluna CONCLUÍDO e as linhas concluídas da Lista obedecem à mesma regra do resto da tela: Gerente, Administrador e Super Admin veem as concluídas de todo o tenant, e o Usuário vê as que ele concluiu, aquelas em que entrou e as oferecidas a um grupo que corresponda a um dos papéis de processo dele. Para o histórico completo de uma instância — inclusive as etapas em que ninguém do seu grupo entrou — continue usando Instâncias.

Status das tarefas

Status	Significado
A fazer	Ainda sem responsável — aguardando que alguém do grupo a assuma
Em progresso	Assumida por alguém e sendo executada
Concluída	Executada, e o processo avançou

Prazo vencido não é um status: uma tarefa vencida continua A fazer ou Em progresso e ganha um destaque visual, descrito logo abaixo.

Verificando o prazo (SLA)

Tarefas com prazo configurado mostram a data de vencimento no card e na tela da tarefa, com três destaques:

Destaque	Quando
Neutro	Falta mais de 24 horas
Âmbar, com ⏱	Falta menos de 24 horas
Vermelho, com ⚠	O prazo já passou

O aviso de 24 horas serve para a tarefa aparecer diferente antes de virar problema. Ele é só visual: "vence em breve" não gera notificação.

Quando o prazo passa, chega uma notificação Tarefa atrasada no sino de quem é responsável pela tarefa — ou, se ela ainda não tem responsável, dos candidatos e de quem tem o papel candidato. Chega uma vez só. Se o processo tiver escalar após configurado e a tarefa continuar vencida por esse tempo, Gerentes e Administradores recebem Atraso escalado, também por e-mail. Mudar a data de vencimento para mais adiante zera o atraso. Detalhes em Notificações.

Tarefas vencidas são destacadas para facilitar a priorização.

Anexos

O botão Anexos, no rodapé da tarefa, abre um painel lateral com todos os arquivos da instância. O número ao lado do ícone mostra quantos são.

No painel, cada arquivo oferece:

• Visualizar — abre uma pré-visualização em janela, sem sair da tarefa. Disponível para PDF, imagens (JPEG, PNG, GIF, WebP) e texto (TXT, CSV, XML, Markdown). Word, Excel e ZIP não têm visualizador e só permitem download.
• Baixar — salva o arquivo no seu computador.

Anexos de processo não podem ser excluídos. Um documento que entrou no processo faz parte do registro dele. Quando um arquivo precisa ser corrigido, ele é substituído: o anterior sai da lista mas continua guardado como histórico, ligado ao que tomou o lugar dele.

Como os arquivos entram

Isso depende de como o processo foi configurado (veja Catálogo de Processos):

• Somente formulário — o arquivo entra apenas pelo campo de arquivo do formulário da tarefa. O painel de anexos fica só para leitura e exibe um aviso.
• Ad hoc — além do formulário, quem tiver permissão pode anexar direto pelo painel.

Quem pode ver

Visualizar e substituir anexos dependem do seu papel no processo. Se você não vê o botão de visualizar, ou recebe um aviso de permissão, é porque seu papel não está na lista configurada para aquele processo. Administradores sempre têm acesso.

Formulário da tarefa e versionamento

Quando uma tarefa tem um formulário associado, o Flowi Agentic:

1. Trava a versão publicada do formulário no momento em que a tarefa é criada
2. Sempre exibe esse formulário travado — mudanças futuras no formulário não afetam tarefas já abertas
3. Ao submeter, os dados preenchem as variáveis de processo da instância

Isso garante que o usuário sempre preenche o formulário correto para aquela etapa, independentemente de atualizações posteriores feitas pelo administrador.

O que o copiloto sabe sobre a tarefa aberta

Ao abrir o chat do copiloto dentro de uma tarefa, ele recebe, além do processo e das variáveis da instância:

• o formulário travado daquela tarefa — a chave de cada campo (que é o nome da variável de processo), o rótulo que aparece na tela, o tipo do campo e, para campos de escolha, a lista completa de opções. É o que permite perguntar "o que eu preencho aqui?" e receber os nomes e as opções que existem de fato na tela, e não uma aproximação;
• o histórico minerado daquela etapa — quando o autoaprendizado já encontrou um padrão para um campo, o copiloto responde "o que costuma ser preenchido aqui?" com a mesma contagem que aparece no preenchimento automático: "em 641 de 645 casos comparáveis", e o recorte quando o padrão só vale para um deles ("quando categoria=TI").

Sem histórico, ele diz que não tem

Se a etapa ainda não tem padrão minerado — porque é nova, porque tem poucas conclusões ou porque o aprendizado está desligado no processo —, o copiloto responde que não há histórico para aquele campo. Ele não estima uma distribuição nem descreve "o que costuma ser preenchido" sem número por trás.

O que ele nunca vê

Campo classificado como dado pessoal (CPF, CNPJ, CEP, e-mail, telefone) e campo de senha ficam fora do que o copiloto recebe, pela mesma regra que os mantém fora da mineração. Perguntar por esses campos ao copiloto não os traz de volta: ele responde que não tem esse dado.

Qual modelo responde o copiloto

O chat do copiloto — na tarefa, no quadro e no modelador — mostra um seletor Modelo quando a plataforma oferece mais de uma opção. Ele começa no modelo padrão do Copilot e lembra a sua escolha neste navegador; uma escolha que deixou de ser oferecida é descartada e o chat volta ao padrão. Com uma opção só, o seletor não aparece.

Quando o provedor do modelo falha antes de qualquer resposta, o turno é respondido uma vez pelo modelo de contingência, e a mensagem mostra um aviso como "Respondido por Claude Sonnet: Gemini Flash atingiu o limite de requisições". Se a falha acontece depois que parte da resposta apareceu ou que uma ferramenta alterou algo, o turno não é repetido em outro modelo e a mensagem de erro diz por quê.